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検索ソフトが必要とされる理由

検索ソフトとは?

検索ソフトとは、パソコンやサーバの中にある膨大な情報を簡単かつスピーディーに見つけ出してくれるソフトの事です。

検索ソフトには、大規模データに対応したもの、高速処理が可能なもの、ファイルサーバ検索機能に特化したもの、多種多様なデータに対応したもの、無料ソフト、有料ソフトetc. さまざまなタイプのものがあります。

検索ソフトを導入するメリット

Windowsなどのパソコンやサーバの多くは、ファイル検索機能を標準装備しています。この機能を使えばファイル検索は可能ですが、検索ソフトを導入することには以下のような大きなメリットがあります。

処理が高速

パソコンやサーバのファイル検索機能は、多くの場合、検索時にシステムが処理を開始しファイルを一つ一つ走査するため、パソコンやサーバの負荷が非常に高くなり処理速度が低下します。このため、そのパソコンやサーバの利用者の操作性が著しく損なわれることがあります。

一方、検索ソフトは、あらかじめ対象となるファイルのインデックス(索引データ)を作成しておき、検索時はこのインデックスを参照することで高速な検索を実現します(※)。インデックスの作成は、通常、休日や夜間帯に行うため、パソコンやサーバの利用者への影響はありません。

※インデックスを作成しない方式の検索ソフトも存在します

検索方法が多様

検索ソフトの検索機能には、以下のようにさまざまな方法による自由度の高い検索が可能なため、簡単に欲しい情報を得ることができます。

  • あいまい検索:検索条件として自然文などを指定し、検索条件と完全一致しなくても類似するデータを抽出できる検索方法
  • 論理式検索:複数のキーワードに対して、AND/OR/NOT検索を行う効率的な検索方法
  • 属性検索:ファイルのサイズや更新日時といった、データの属性による検索方法

検索可能なデータが多様

検索ソフトは、OfficeやPDFファイルなどの主要なファイル形式に対応しているものも多く、また、パソコンやサーバ上のファイルのみならず、Webコンテンツやグループウエア、データベースなど、社内に点在するさまざまなデータを統合し横断的に検索することもできるため、情報探しに翻弄されることもなくなり業務効率の向上が期待できます。

無料の検索ソフトと有料の検索ソフトの違い

無料の検索ソフトは、個人のパソコン内のデータを検索することを目的として作られているものがほとんどです。このため、検索できるデータの規模やスピード、機能などは有料の検索ソフトと比べると大きく劣ります。また、セキュリティが万全でないものが多いため、信頼できるサイトから入手するなど導入の際は十分に注意する必要があります。

一方、有料の検索ソフトは、会社のサーバなどの大規模データを高速に検索することが可能で、ファイルサーバやデータベースなど多様な対象データを統合し横断的に検索できるものもあります。また、業務知識やITスキルが高くない社員でも使いこなせるように、以下のような様々な工夫が施されています。

  • 直感的な操作だけで使える。
  • キーワードを正確に覚えていなくても、一部を入力すると候補のキーワードが表示される(サジェスト)。
  • 過去に検索した条件(検索履歴)で再度検索できる。
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